با اهمیت دادن به تیمتون بهره وری رو افزایش بدید

تصور کنید که مهتاب یک کسب و کار تولید سرامیک داره.

مهتاب تازه اولین کارمندانش رو استخدام کرده و از این بابت خیلی خوشحاله. همیشه خود مهتاب مسئولیت انجام دادن همه کارها رو به عهده داشته ولی حالا می‌تونه از همکاراش برای فروش، چک کردن موجودی انبار و رسیدن به حساب‌ها کمک بگیره و به این ترتیب وقت بیشتری برای پرداختن به طرح‌های جدید داشته باشه.

حجم کاری کسب و کار مهتاب خیلی بالاست و به همین دلیل هم افرادی رو استخدام کرده که مطمئنه سخت کوش هستند و حسابی تلاش می‌کنند. البته مهتاب می‌دونه که به هر حال کارمنداش زندگی شخصی خودشون رو دارند و گاهی اوقات ممکنه مجبور بشن برای حل مشکلات شخصیشون زمان بگذارند.

مهتاب تازه مدیر شده و به همین دلیل‌نمی دونه که چقدر باید با مشکلات کارمنداش بیرون از محیط کار کنار بیاد.
اما مدیرهای موفق معمولاً چطور با مشکلات شخصی و حرفه‌ای کارمندانشون برخورد می‌کنند؟

موفق ترین استراتژی برای مدیریت کدومه؟
این که از کارمندان بخوایم مشکلات شخصی شون رو پیش خودشون نگه دارن حتی وقتی که این مشکلات روی کارکردشون تاثیر می‌ذاره.
صحبت کردن و مشورت با کارمندان در مورد مشکلات شخصی و حرفه‌ای.
کنار اومدن بی‌چون و چرا با کارمندان فارغ از اینکه مشکلات شخصی شون چطور روی بهره وری کسب و کار تاثیر میذاره.

نظم و انضباط خیلی مهمه اما درک کردن مشکلات افراد هم به همان میزان اهمیت داره و مدیرها باید بدونن که آدم ها روبات نیستند و نمی‌تونند بدون توجه به اتفاقاتی که اطرافشان می‌افته کارشون رو انجام بدن. به همین دلیله که مدیرهای موفق برای حل مشکلات کارمندان شون با اونها همکاری می‌کنند.

مدیرها باید مطمئن باشن که میزان بهره وری افراد در سطح مناسبی قرار داره. به همین دلیل باید به مشکلات شخصی و حرفه‌ای کارمندان شون اهمیت بدن و توجه کنن.

باید به موقعیت‌های رشد کارمندان توجه بشه و بهشون برای کسب مهارت‌های جدید کمک بشه و در این مورد بازخورد مناسب بهشون داده بشه. به این ترتیب مدیرها می‌تونن به پیشرفت کاری و افزایش بهره‌وری کارمندها کمک کنن.

البته به همین میزان هم مهمه که مدیرها نسبت به زندگی شخصی و مشکلات کارمندانشون حساس باشن و به اون‌ها اهمیت بدن.
ایجاد یک محیط کاری مثبت به کارمندها کمک می‌کنه تا دید مثبتی داشته باشن و بهره‌وری شون رو افزایش بدن.

برای کمک به رشد افراد تیمتون بهتره که با اونها ملاقات‌های یک به یک داشته باشید. اینطوری می‌تونید به صورت مجزا در مورد نیازهای خاص هر شخص باهاش صحبت کنید.

توی این جلسات برای افزایش بهره‌وری کارمندهاتون می‌تونید از روش رشد یا GROW استفاده کنید. خاستگاه این روش انگلستانه. این روش سوالاتی که می‌تونید از کارمنداتون بپرسید رو به چهار دسته تقسیم می‌کنه: هدف (Goal)، واقعیت (Reality)، گزینه‌ها (Options) و راهکار (Will).

در مورد گروه هدف، می‌تونید از کارمنداتون بپرسید که می‌خوان تو این حرفه چی به دست بیارن. 1، 5 یا 10 سال دیگه خودشون رو کجا می‌بینن؟ چه چیزهایی به اونها انگیزه می‌ده؟ موقعیت شغلی رویایی اونها چیه؟

همچنین می‌تونید با کارمندتون در مورد واقعیت یا همون نقش فعلیشون تو کسب و کار صحبت کنید. تو موقعیت شغلی فعلیشون، چه چیزهایی بهشون انگیزه میده؟ مشکلات و چالش‌های موجود چی هستن؟ در مورد نقاط ضعف و قدرتشون چه بازخوردهایی دریافت کردن؟

در مرحله بعد در مورد گزینه‌های پیش روی افراد برای تبدیل کردن اهدافشون به واقعیت صحبت کنید. برای پرورش مهارت‌ها و دستیابی به اهدافشون چه کارهایی می‌تونن انجام بدن؟ می‌تونن برای شرکت در چه پروژه هایی تلاش کنند و تجربه به دست بیارن؟

برای عملی تر کردن این تئوری‌ها و نظریه‌ها، راهکارها و اقداماتی رو مشخص کنید که کارمنداتون می‌تونن با انجام دادن اونها به اهدافشون برسن. برای به دست اوردن مهارت‌های مورد نیاز فرصت‌های زمانی تعیین کنید. از کارمنداتون بپرسید که برای کسب این مهارت‌ها به چه منابعی نیاز دارند و شما چطور می‌تونید کمکشون کنید.

توی روش GROW، سوالات بزرگ و مهمی مطرح می‌شه؛ پس حتما ترتیبی بدید که افراد قبل از جلسه، فرصت کافی برای فکر کردن به پاسخ این سوالات رو داشته باشن. همچنین تلاش کنید که این ملاقات‌ها و جلسه‌ها حداقل یک بار در هر فصل انجام بشن تا افراد روی رسیدن به اهدافشون متمرکز بمونن. البته می‌تونید با کارمندایی که تازه این کار رو شروع کردند یا اونهایی که قراره یه پیشرفت شغلی داشته باشن، بیشتر ملاقات کنید. در واقع همه این‌ها به نیاز او شخص بستگی داره.

در مورد مسائل خصوصی، داشتن این ادعا که شما به افراد تیمتون اهمیت می‌دید کار راحتیه. اما برای داشتن اقدامات عملی در این زمینه به هوش احساسی، همدردی و محبت نیاز دارید.

هوش اجتماعی یعنی اینکه شما توانایی درک احساسات فرد رو دارید و می‌تونید رفتار خودتون رو با توجه به احساس فرد تنظیم کنید. این طوری می‌تونید تو محل کار متوجه بشید که کدوم افراد خوشحالن و کیا نارحت و اینکه بهتره با هر کس چطور صحبت کنید.

همدردی یعنی اینکه شما می‌تونید به مسائل از دیدگاه کارمندتون نگاه کنید و می‌تونید خوتون رو تو موقعیت اونها قرار بدید و درک کنید چه احساسی دارن و توی سرشون چی می‌گذره.

محبت یعنی اینکه شما دوست دارید به افراد کمک کنید تا احساس بهتری داشته باشن و مشکلشون بر طرف بشه. پس همدردی می‌تونه به شما کمک کنه که وضعیت فرد رو درک کنید و محبت شما باعث می‌شه برای حل کردن مشکل فرد بهش کمک کنید و باهاش همفکری کنید.

در واقع این حس محبت برای خود مدیر هم مفید خواهد بود. دیدن مشکلات افراد اصلا تجربه خوبی نیست و اقدام برای حل این مشکلات می‌تونه به شما احساس بهتری بده.

شاید نیازی به گفتن این موضوع نباشه که میزان محبت افراد به یک اندازه نیست. اما خوشبختانه محبت کردن مهارتیه که می‌تونید به راحتی توی خودتون تقویتش کنید.

مثلا یه کارمند رو تصور کنید که همیشه پروژه‌ها رو زودتر از موعد مقرر انجام می‌داد، اما اخیرا نمی‌تونه کاراشو به موقع انجام بده. به جای اینکه تصمیم بگیرید با این فرد قطع همکاری کنید، بهتره کمی محبت داشته باشید و طی یه جلسه خصوصی از این فرد سوال کنید که چطور می‌تونید کمکش کنید.

یه راه دیگه برای تقویت محبت اینه که واقعاً به افراد تیم تون اهمیت بدید. ببینید چه نقاط مشترکی با شما دارند و اگه تو یه سری موارد متفاوت هستند، نسبت به این موارد علاقه نشون بدید.

گاهی اوقات محبت به این معنیه که توی محل کارتون فضاهایی وجود داشته باشه که افراد بتونن برای پرداختن به مشکلات شخصیشون به اونجا مراجعه کنن. اینطوری هم حریم خصوصی افراد حفظ می‌شه و هم محیط کاری بهره‌وری خودش رو حفظ می‌کنه.

در نهایت باید سعی کنید برای کارمندانتون الگوی خوبی باشید و بدونید که محبت کردن مسریه. به جای اینکه افراد رو برای رقابت با همدیگه تشویق کنید، کاری کنید که با هم بهتر همکاری کنن. اینطوری محیط کاری شما بهره‌وری بیشتری خواهد داشت.

اما برگردیم به کسب و کار مهتاب.
الان فصل سرشلوغی مهتابه و یه عالمه کار داره و در عین حال باید به مشکلات کارکنانش هم بپردازه.

حسابدار مهتاب، زهرا، اخیراً به شدت فعال بوده و خودش رو حسابی خسته کرده. مهتاب از اینکه زهرا برای کارش انقد اهمیت قائله و براش تلاش می‌کنه خیلی حس خوبی داره؛ اما در عین حال می‌دونه که زهرا خیلی خستس و اصلا شرایط خوبی نداره.

مهتاب می‌تونه یه جلسه خصوصی با زهرا داشته باشه. اینطوری می‌تونه به زهرا برای مدیریت کارهاش و همچنین زمان گذاشتن برای زندگی شخصیش کمک کنه. مهتاب می‌تونه برای انجام این کار از تکنیک یک کار ساده استفاده کنه.

تو تکنیک یک کار ساده، افراد برای خودشون یه هدف غیرکاری تعیین می‌کنن. این هدف باید تاثیر مثبتی روی سلامتی فرد داشته باشد. مثلاً شخص می‌تونه یک روز در هفته محل کار رو زودتر ترک کنه و به زندگی شخصیش بپردازه؛ یا اینکه آخر هفته‌ها به ایمیل‌ها پاسخ نده.

افراد باید با این یک کار ساده مثل یک هدف حرفه‌ای برخورد کنن. بنابراین مهتاب باید حتماً مطمئن بشه که زهرا به این هدف شخصی که مشخص کرده پایبنده. همچنین مهتاب باید زهرا رو تشویق کنه که این هدف شخصی رو با دیگران هم به اشتراک بگذاره تا اونها هم بتونن برای رسیدن به این هدف به زهرا کمک کنن.

مهتاب باید نظارت روی انجام شدن این هدف و کار شخصی رو ادامه بده. به این ترتیب زهرا می‌تونه تعادل بهتری بین زندگی شخصی و کاریش برقرار کنه و در درازمدت بازدهی کاری بیشتری داشته باشه؛ یعنی همون چیزی که به نفع همه است.

آماده شدن برای جلسات توسعه حرفه ای می‌تونه به شما کمک کنه که جلسات موفق تری داشته باشید. تصور کنید که قراره با یکی از کارمنداتون جلسه داشته باشید. یک لیست از مواردی که لازمه در مورد این شخص بدونید رو تهیه کنید تا برای جلسه آمادگی بیشتری داشته باشید باشه

یه لیست درست کنید مواردی رو که لازمه در مورد کارمندتون بدونید تیک بزنید.
عملکرد فعلی شخص،
وظایفی که اونها رو به خوبی انجام می‌ده،
انتظارات تیم و کل مجموعه از شخص،
مهارتی که فرد می‌تونه اونو تقویت کنه،
کاری که شما می‌تونید انجام بدید،
تا شخص احساس ارزشمندی بیشتری بکنه،
چالش‌هایی که ممکنه فرد باهاشون روبرو باشه،
موقعیت‌های ارتباطی که شما می‌تونید برای فرد ایجاد کنید

قبل از برگزاری جلسات توسعه حرفه ای، این لیست رو مرور کنید. این طوری می‌تونید مطمئن باشید که هر کاری از دستتون
بر میاد برای رسوندن افراد به اهدافشون انجام می‌دید.